Hırdavat ve endüstriyel sarfta talep nasıl gelir?

Hırdavat talebi çoğu zaman bir ölçü ve bir kodla gelir; ürünün adı ise ya hiç yazılmaz ya da en sona kalır: “M8x30 DIN 933 civata 500 adet”, “Ø125 kesme taşı 2 koli”, “10’luk dübel 3 kutu”. Fabrikanın bakım ustası bitmek üzere olan kutunun etiketinin fotoğrafını çeker ve altına “bundan 2 koli” yazar. Sahadaki usta sesli mesaj bırakır: “6’lık ve 8’lik beton matkap ucu, bir de şeffaf silikon 24 tane.” Fabrikanın satın alma birimi ise aylık sarf listesini kendi malzeme tanımlarıyla yazılmış bir Excel olarak e-postayla gönderir.

Bu listeler kısa da değildir. Bağlantı elemanı, el aleti, kesici ve aşındırıcı, iş güvenliği ürünü ve yapıştırıcı aynı mesajda istenir; yirmi, otuz satır sık görülür ve satır başına tutar küçüktür. Mesajın sonunda da çoğu zaman iki soru vardır: “bunun muadili olur mu?” ve “yarın çıkar mı?”

Binlerce kalemde teklifi zorlaştıran ne?

Hırdavat ve sarfta zorluk, kataloğun büyüklüğü ile ürünler arasındaki farkın küçüklüğünün bir arada olmasıdır. Binlerce kalemlik bir katalogda aynı ölçüdeki iki civata standardıyla (tam diş DIN 933, yarım diş DIN 931), kalite sınıfıyla (8.8, 10.9) ve kaplamasıyla (galvaniz, siyah, A2 paslanmaz) birbirinden ayrılır. Temsilci otuz satırlık bir listeyi katalogda tek tek ararken her satırda bu ayrımı doğru yapmak zorundadır; bir satırdaki hata sahada yanlış ürün olarak geri döner.

Para birimi de işi zorlaştırır. Kesici ve aşındırıcıların, el aletlerinin ve iş güvenliği ürünlerinin bir kısmı ithaldir ve liste fiyatı euro ya da dolar bazlıdır; yerli üretim ürünler çoğunlukla TL’dir. Uzun bir listede bu iki dünya aynı teklifte birleşir ve kur her gün değişir. Temsilci kuru elle girdiğinde ya da dünkü kurla hesap yaptığında aradaki fark doğrudan kârınızdan gider.

Diğer tuzaklar:

  • Ölçünün yazılışı. “M8x30”, “8*30” ve “8’e 30” aynı civatayı anlatır; “10’luk dübel” ise dübelin çapını da, boyunu da kastedebilir.
  • Birim. Civata adetle ya da kutuyla, kesme taşı adetle ya da koliyle, eldiven çiftle ya da düzineyle istenir. Müşterinin yazdığı birim fiyat listenizdeki satış birimiyle örtüşmezse miktar da tutar da yanlış çıkar.
  • Muadil. Müşteri başka bir markanın kodunu ya da etiketini gönderir; siz farklı bir marka satıyorsunuzdur.
  • Firmaya özel fiyat. Ustaya, nalbura ve yıllık anlaşmalı fabrikaya ayrı fiyat verirsiniz; büyük alıcıların çoğunun kendine tanımlı bir iskontosu vardır.

OmniNest kodla gelen talebi nasıl teklife çevirir?

OmniNest’in asistanı Omni talebi geldiği biçimde okur: düz metin, ürün etiketinin fotoğrafı, sesli mesaj, Excel, CSV ya da PDF liste. Teklif şu sırayla hazırlanır:

  1. Her satır ürün adı, kodu, ölçüsü ya da tarifine göre kataloğunuzdaki ürüne bağlanır. Etiket fotoğrafındaki kod ve ölçü de aynı şekilde eşleştirilir.
  2. Satır birden fazla ürüne uyuyorsa (galvaniz mi paslanmaz mı, 8.8 mi 10.9 mu, kesme taşı kaç milimetre) Omni tahmin yürütmez; müşteriye tek ve net bir soru sorar.
  3. Teklif, fiyat listenizde ürünün tanımlı olduğu satış birimiyle hazırlanır. Müşterinin yazdığı birimden doğru miktar tek anlamlı çıkmıyorsa kaç kutu ya da kaç koli istediği sorulur.
  4. Fiyat, müşterinin grubuna, firmaya tanımlı iskontolara ve ödeme şekline göre belirlenir; euro ve dolar bazlı liste fiyatları TCMB kuruyla TL’ye çevrilir, KDV eklenir.
  5. Belirlediğiniz tutarı ya da iskonto seviyesini aşan teklifler önce yöneticinizin onayına düşer; onay panelden ya da WhatsApp veya e-posta bildiriminden verilir.
  6. Logolu teklif PDF’i aynı WhatsApp konuşmasına ya da e-posta yazışmasına gider. Fabrikaların satın alma birimiyle e-postada yürüyen işler için e-postadan teklif sayfasına bakabilirsiniz.

Firma ve ürün grubu iskontolarınızı ve euro bazlı listelerinizi nasıl tanımlayacağınız fiyat listesi ve iskonto yönetimi sayfasında anlatılıyor. Kurun teklif tarihinde mi, fatura tarihinde mi sabitleneceği gibi kararlar için fiyat listesi ve iskonto düzeni rehberine bakabilirsiniz.

Muadil ve ürün soruları

“Bu kesme taşının muadili var mı?”, “bu dübel gazbetonda kullanılır mı?”, “eldivenin kesilme direnci sınıfı ne?”, “bu yapıştırıcı ıslak yüzeyde tutar mı?” gibi fiyatsız sorulara Omni, ürün bilginizden ve kendi soru-cevaplarınızdan cevap verir (ürün kataloğu ve bilgi bankası). Kataloğunuzda bir ürünün muadili tanımlıysa, müşteri başka bir markanın kodunu ya da etiketini gönderdiğinde Omni sizdeki karşılığı bulur ve teklife ekler. Kataloğunuzda olmayan bir eşleşmeyi kendisi kurmaz; bilgi yoksa uydurmaz, soruyu satış ekibinize devreder.

Ekibinizde kalan işler

Omni stok miktarını bilmez, sevk ya da teslim tarihi vermez. Hırdavatta “var mı?” ve “bugün çıkar mı?” soruları neredeyse her listenin sonunda olduğu için bu sınırı baştan bilmeniz önemlidir: Omni bu soruları gördüğünde konuşmayı satış temsilcinize devreder. Teklif hazırsa müşteri onu beklemeden alır, temsilci de aynı konuşmadan stok ve sevk cevabını verir.

Ekibinizde kalan diğer işler:

  • Bir bağlantı elemanının ya da yapıştırıcının belirli bir uygulamaya uygun olup olmadığına karar vermek; yük ve dayanım hesabı. Omni teknik özelliği ürün bilginizden aktarır, ama bir uygulamanın doğru kurgulanıp kurgulanmadığına karar vermez.
  • Kataloğunuzda tanımlı olmayan muadil eşleştirmeleri ve numune talepleri.
  • Yıllık anlaşmalar, kurallarınızın dışındaki iskontolar, kur sabitleme ve vade pazarlığı.
  • Hatalı ürün, iade ve değişim.
  • Gönderilen teklifin peşine düşmek. Omni otomatik hatırlatma göndermez; müşteriyi aramak satış ekibinizin işidir.

Her teklifin durumu ve numaralı revizyonları teklif takibinde görünür; fabrika her ay benzer bir sarf listesi gönderdiğinde geçen ay hangi fiyatın verildiğini WhatsApp geçmişinde aramazsınız.