Toptancılar için WhatsApp ve e-postadan gelen uzun listelere hızlı teklif

Toptancıya fiyat talebi hangi şekilde gelir?

Toptancıya gelen fiyat talebi çoğu zaman tek bir ürün değil, uzun bir listedir. Hırdavatçı haftalık eksiklerini WhatsApp’a alt alta yazar, market sahibi tezgâh altındaki defter sayfasının fotoğrafını çeker, kırtasiye bayisi kendi programından aldığı Excel dökümünü e-postayla gönderir. Kimi müşteri yalnızca sesli mesaj bırakır: “Geçen haftanın aynısı, bir de çöp poşetini iki koli artır.”

Bu listelerin ortak yanı, ürünlerin sizin kataloğunuzdaki adıyla yazılmamasıdır. “Battal poşet”, “sarı vida”, “8’lik dübel”, “80 gramlık A4” gibi dükkân dilindeki satırlar, sizin sisteminizde uzun bir ürün adına ve bir stok koduna karşılık gelir. Bir liste 30 satırdır, bir sonraki 70. Satır başına tutar küçüktür ama aynı müşteri her hafta yeniden yazar ve cevabı aynı gün bekler.

Teklifi yavaşlatan ve hataya açan ne?

Toptan satışta teklifi yavaşlatan, ürün çeşidiyle müşteri sayısının birlikte büyümesidir. Binlerce kalemlik bir katalogda her satırı aramak, doğru ebadı ve rengi seçmek, sonra o müşteriye ait fiyatı bulmak satış masasının en uzun işidir. Sabah gelen beş liste öğleye kadar sırada bekleyebilir.

Hatalar da çoğunlukla aynı yerlerden çıkar:

• Yanlış fiyat grubu. Perakendeciye, büyük hesaba ve kurumsal alıcıya farklı fiyat veriyorsanız, yoğun saatte bir müşteriye başka grubun fiyatını yazmak kolaydır.
• Atlanan satır. Fotoğraftan ya da uzun bir mesajdan aktarılırken bir kalem düşer; müşteri bunu sevkiyatta fark eder.
• Eski liste. Zam geldikten sonra bir temsilci hâlâ önceki dosyaya bakıyorsa, aynı gün iki müşteriye aynı ürün için iki ayrı fiyat gider.
• Belirsiz kalem. “Silikon” yazan müşteri şeffafı mı istiyor, beyazı mı? Sorulmadan yazılan satır, iade ya da ikinci bir teklif demektir.

OmniNest bu listeleri nasıl teklife çevirir?

OmniNest’in yapay zekâ asistanı Omni, listeyi geldiği biçimde okur ve satırları kataloğunuzla eşleştirir; kimsenin listeyi yeniden yazması gerekmez. Düz metin, Excel ya da CSV dosyası, PDF, el yazısı listenin fotoğrafı ve sesli mesaj aynı şekilde işlenir.

1. Müşteri listesini WhatsApp’tan ya da e-postayla gönderir.
2. Omni her satırı ürün adı, kodu ya da tarifine göre kataloğunuzdaki ürünle eşleştirir.
3. Bir satır birden fazla ürüne uyuyorsa (sarı mı siyah mı, 280 ml mi 310 ml mi) tahmin etmez; müşteriye tek ve net bir soru sorar.
4. Fiyatı müşterinin bağlı olduğu fiyat grubuna, marka ya da ürün grubu iskontolarınıza ve ödeme şekline göre belirler, KDV’yi ekler.
5. Logonuz ve renginizle hazırlanan teklif PDF’i aynı WhatsApp konuşmasına ya da e-posta yazışmasına gider.

Ürün tariflerinizi ne kadar açık yazarsanız Omni o kadar az soru sorar. “Bu poşetin kalınlığı ne?”, “bu vida hangi malzemeye uygun?” gibi fiyatsız sorulara da ürün bilginizden ve kendi soru-cevaplarınızdan cevap verir; bunun nasıl kurulduğunu ürün kataloğu ve bilgi bankası sayfasında görebilirsiniz.

Fiyat listesi değiştiğinde

Fiyat listeniz Excel dosyasından yüklenir ya da ERP’nizden API ile gelir. Zam geldiğinde listeyi bir kez güncellersiniz; o andan sonra hazırlanan her teklif yeni fiyatla çıkar ve hiçbir temsilci eski dosyaya bakarak fiyat vermez. Fiyat grubu ve iskonto düzeninizi kurarken nelere dikkat etmeniz gerektiğini fiyat listesi ve iskonto düzeni rehberinde anlattık.

Ekibinizde kalan işler

Omni teklif hazırlar; deponuzu ve sevkiyatınızı yönetmez. Stok miktarını görmediği için “koli var mı, kaç tane kaldı?” sorusunu satış temsilcinize devreder. Sevkiyat günü ve teslim saati için de söz vermez.

Ekibinizde kalan diğer işler şunlardır:

• Büyük hesaplarla yapılan özel fiyat ve vade görüşmeleri.
• Müşterinin cari hesabı, risk limiti ve tahsilat.
• Kabul edilen teklifin siparişe dönüşmesi, toplama ve sevkiyat.
• Müşterinin bir kişiyle konuşmak istediği her durum.

Hangi tekliflerin doğrudan gideceğine, hangilerinin bir yöneticinin onayını bekleyeceğine siz karar verirsiniz. Örneğin belirli bir tutarın üzerindeki listeler onaya düşebilir; yönetici onayı panelden ya da gelen WhatsApp veya e-posta bildiriminden verir. Her teklifin durumu (onay bekliyor, gönderildi, kabul edildi, revizyon istendi, süresi doldu) teklif takibinde görünür.