Fiyat teklifinde olması gerekenler: kontrol listesi

Fiyat teklifi, müşterinin satın alma kararını dayandırdığı belgedir. Satın alma birimine iletilir, başka tedarikçilerin teklifleriyle yan yana konur, bazen aylar sonra bir itiraz için yeniden açılır. Bu kontrol listesi, teklifte bulunması gereken her kalemi ve o kalemin neden orada olduğunu anlatır. Örnekteki firma, ürünler ve rakamlar hayalidir.

Fiyat teklifinde hangi bilgiler bulunmalı?

Bir fiyat teklifinde en az firma kimliğiniz, teklif ve revizyon numarası, tarih ve geçerlilik tarihi, müşteri bilgisi, ürün satırları, toplamlar ve KDV, para birimi, teslim ve ödeme koşulları, banka bilgileri ve bir iletişim kişisi bulunmalıdır. Göndermeden önce şu listeyle kontrol edebilirsiniz:

1. Logo, ticaret unvanı, adres, vergi dairesi ve vergi numarası
2. Teklif numarası ve varsa revizyon numarası
3. Teklif tarihi ve geçerlilik bitiş tarihi
4. Müşteri unvanı, adresi ve teklifi isteyen kişi
5. Her satırda stok kodu, açıklama, miktar ve birim, birim fiyat, iskonto, net tutar ve KDV oranı
6. Ara toplam, iskonto toplamı, KDV ve genel toplam
7. Para birimi ve döviz varsa kur notu
8. Teslim süresi, şekli, yeri ve nakliye
9. Ödeme şekli, vade ve IBAN
10. Garanti ve iade notları
11. Sorular için iletişim kişisi

Aşağıda her maddenin nedenini açıyoruz.

Firma kimliği teklifte nasıl yer almalı?

Teklifin üst kısmında logonuz, tam ticaret unvanınız, adresiniz, telefon ve e-posta bilgileriniz, vergi daireniz ve vergi numaranız bulunmalıdır. Müşterinin satın alma ya da muhasebe birimi tedarikçi kaydını unvan ve vergi numarasıyla açar; marka adınız ya da yalnızca bir satış temsilcisinin adı bu iş için yetmez.

Unvanı kısaltmadan yazın. Şirket türünüze göre belgelerde yer alması beklenen başka bilgiler de olabilir (ticaret sicil ya da MERSİS numarası gibi); emin değilseniz mali müşavirinize sorun.

Teklif numarası ve revizyon nasıl verilmeli?

Her teklife tekil bir numara verin; müşteri değişiklik istediğinde numarayı koruyup revizyon numarasını artırın. Örneğin T-2026-0418 numaralı teklif, ilk değişiklikten sonra T-2026-0418 REV 1, ikinci değişiklikten sonra T-2026-0418 REV 2 olur.

Numara, telefondaki “Hangi teklif?” sorusunu tek cümlede bitirir. Müşteri siparişinde teklif numarasına atıf yaptığında neyin hangi fiyatla sipariş edildiği tartışmasız olur; revizyon numarası da eski sürümden yanlışlıkla sipariş verilmesini önler. Her revizyonda neyin değiştiğini tek satırla yazın, örneğin “Monitör adedi 4’ten 6’ya çıkarıldı.” Teklif durumlarını ve sürümlerini nasıl izleyeceğiniz için teklif takibi nasıl yapılır rehberine bakabilirsiniz.

Teklif tarihi ve geçerlilik tarihi neden ayrı yazılır?

Teklif tarihi fiyatın hangi gün hesaplandığını, geçerlilik tarihi ise bu fiyatın ne zamana kadar geçerli olduğunu gösterir. İkisi birlikte yazılmadığında müşteri haftalar önceki bir fiyattan sipariş vermeye kalkabilir.

Süre belirterek verilen bir teklif, genel olarak bu süre boyunca teklif vereni bağlar; süre yazılmamışsa ne kadar bağlı olduğunuz tartışmaya açılır. Bu yüzden “15 gün geçerlidir” yerine açık bir bitiş tarihi yazın, örneğin “Geçerlilik: 5 Kasım 2026”. Döviz bazlı fiyatlarda sürenin kurla ilişkisini fiyat listesi ve iskonto düzeni rehberinde ayrıntılı anlattık.

Müşteri bilgisinde neler olmalı?

Müşterinin tam unvanını, adresini, vergi dairesi ve numarasını, teklifi isteyen kişinin adını ve iletişim bilgisini yazın. Müşteri kendi talep ya da referans numarasını verdiyse onu da ekleyin.

Büyük firmalarda teklifi isteyen kişi ile onaylayan kişi çoğu zaman farklıdır. Teklif şirket içinde iletildiğinde ilgili kişinin adı belgeyi doğru masaya götürür; müşterinin talep numarası da satın alma biriminin teklifi kendi kaydıyla eşleştirmesini kolaylaştırır. Unvan ve vergi bilgisi baştan doğruysa, teklif kabul edildiğinde sipariş onayı ve fatura aynı bilgilerle hazırlanır.

Teklif satırlarında hangi sütunlar olmalı?

Her satırda stok kodu, açıklama, miktar ve birim, birim fiyat, iskonto ve net tutar bulunmalı; KDV oranı da satırda görünmelidir. Stok kodu yanlış ürün gönderilmesini önler, birim ise “10” sayısının adet mi, kutu mu, metre mi olduğunu söyler.

Açıklama, müşterinin ne aldığını koda bakmadan anlamasını sağlamalıdır. Müşteri başka bir marka ya da model istediyse ve siz muadil öneriyorsanız bunu açıklamada belirtin (“talep edilen modelin muadili”); müşteri farkı teslimatta değil, teklifte görmelidir.

Aşağıdaki tablo, hayali bir bilişim firması olan Yongaray Bilişim’in 22 Ekim 2026 tarihli örnek teklifindeki satırları gösterir. Fiyatlar TL ve KDV hariçtir; net birim fiyat kuruşa yuvarlanmış, tutar da net birim fiyat ile miktar çarpılarak bulunmuştur.

İskonto sütunu müşterinin hangi indirimi aldığını gösterir. Monitör satırındaki zincir iskontoyu zincir olarak yazmak, “%15 dememiş miydiniz?” sorusunu baştan cevaplar: %10 + %5 zinciri %15 değil %14,5 eder.

Toplamlar ve KDV nasıl gösterilmeli?

Toplam bölümünde ara toplam, iskonto toplamı, KDV matrahı, KDV ve genel toplam ayrı satırlarda yer almalıdır. Müşteri verilen indirimi bu satırlarda görür, muhasebesi de KDV’yi tek bakışta kontrol eder.

Yongaray Bilişim örneğinde toplamlar şöyledir:

• Ara toplam (iskonto öncesi): 70.440,00 TL
• İskonto toplamı: 8.196,00 TL
• KDV matrahı: 62.244,00 TL
• KDV (%20): 12.448,80 TL
• Genel toplam: 74.692,80 TL

Türkiye’de genel KDV oranı %20’dir, ancak ürüne göre farklı oranlar olabilir. Teklifte farklı oranlı kalemler varsa oranı her satırda gösterin ve KDV’yi oran bazında ayrı toplayın. Bir ürünün hangi orana tabi olduğundan emin değilseniz mali müşavirinize sorun. Toplamların altına “Fiyatlara KDV dahil değildir” gibi açık bir ifade eklemek de olası bir tartışmayı baştan kapatır. Faturalarda alışılmış olan yazıyla tutar satırı (“Yalnız …”) teklifte şart değildir; eklerseniz rakamla birebir aynı olduğunu kontrol edin.

Para birimi ve kur notu nasıl yazılır?

Para birimini sütun başlıklarında ve toplamlarda açıkça yazın; satırlar USD veya EUR ise TL’ye hangi kurla ve hangi tarihte çevrileceğini not olarak ekleyin. Para birimi yazılmamış bir “1.250,00”, bir müşteriye göre TL, diğerine göre dolardır.

İki yaygın not biçimi şöyledir:

• “Fiyatlar USD’dir; fatura tarihindeki TCMB döviz satış kuru ile TL’ye çevrilir.”
• “TL tutarlar 22 Ekim 2026 tarihli TCMB döviz satış kuru ile hesaplanmıştır ve geçerlilik süresi boyunca sabittir.”

Birincisinde kur riski müşteride, ikincisinde sizdedir. Tüm satırlarda tek bir para birimi kullanmak toplamları anlaşılır kılar; karışık para birimli tekliflerde her para birimi için ayrı toplam verin.

Teslim ve ödeme koşullarında neler yazılmalı?

Teslim süresini, şeklini ve yerini, nakliyenin kime ait olduğunu, ödeme şeklini ve vadesini teklife yazın. Fiyat bu koşullarla birlikte anlam taşır; depo teslim peşin bir satış ile şantiye teslim 90 gün vadeli bir satış genellikle aynı fiyattan yapılmaz.

• Teslim süresi: “Sipariş onayından itibaren 5 iş günü” gibi başlangıç noktası belli bir ifade kullanın.
• Teslim şekli ve yeri: Depo teslim, kargo, müşteri adresine ya da şantiyeye teslim.
• Nakliye: Alıcıya mı satıcıya mı ait olduğunu yazın; ücretliyse ayrı satır olarak ekleyin.
• Ödeme şekli ve vade: Peşin, havale/EFT, çek ya da açık hesap; vadeli ise gün sayısı. Fiyat ödeme şekline göre değişiyorsa teklifin hangi koşulla hesaplandığını belirtin.
• Banka bilgileri: Banka adı, hesap sahibinin unvanı ve IBAN. IBAN’ı belgenin içinde vermek, ödemenin doğru hesaba gitmesine yardım eder. IBAN’ın sonradan ayrı bir mesajla “değişti” diye bildirilmesi bilinen bir dolandırıcılık yöntemidir; müşterilerinizden IBAN değişikliklerini telefonla teyit etmelerini isteyin.

Garanti, iade ve iletişim bilgisi neden gerekli?

Garanti ve iade notları, sonradan çıkabilecek anlaşmazlıkları teklif aşamasında çözer; iletişim kişisi ise soruların doğru kişiye gitmesini sağlar. Garanti süresini ve garantiyi kimin verdiğini (üretici, distribütör ya da siz), iade ve değişim koşullarını kısa notlarla yazın.

Açılmış ambalajın iadesi, özel siparişle getirilen ürünün değişimi ya da kurulum hizmetinin garanti kapsamı tipik tartışma konularıdır. En alta da teklifle ilgili sorular için bir kişinin adını, telefonunu ve e-postasını ekleyin; teklif müşterinin şirketinde elden ele geçtiğinde kime sorulacağı belli olur.

Teklif hangi biçimde gönderilmeli?

Teklifi, kolayca değiştirilemeyen ve her cihazda aynı görünen bir PDF olarak gönderin; müşteri satırları kendi sistemine aktarmak isterse yanına ayrıca Excel ekleyebilirsiniz. Excel tek başına gittiğinde formüller bozulabilir, satırlar yanlışlıkla değişebilir ve şirket içinde dolaşan kopyanın sizin gönderdiğiniz belge olup olmadığı anlaşılmaz.

Birkaç küçük ayrıntı belgeyi kullanışlı kılar:

• Dosya adına teklif ve revizyon numarasını yazın, örneğin “T-2026-0418-REV2.pdf”; müşteri doğru dosyayı aramadan bulur.
• Birden fazla sayfa varsa sayfa numarası verin (“Sayfa 1/2”) ve tablo başlıklarını her sayfada tekrarlayın.
• WhatsApp’tan giden teklif önce telefonda açılır; yazıyı ekranda okunamayacak kadar küçültmeyin.
• Bazı satın alma birimleri kaşeli ve imzalı teklif ister; bunu ilk teklifte sorun.

Teklif, proforma fatura ve sipariş onayı arasındaki fark nedir?

Teklif bir fiyat önerisidir, proforma fatura satışa hazırlık belgesidir, sipariş onayı ise varılan anlaşmanın yazılı teyididir. Üçü de fatura değildir.

• Teklif: Müşteriye belirli bir süre için sunduğunuz fiyat ve koşullardır. Müşteri kabul edebilir, revizyon isteyebilir ya da reddedebilir.
• Proforma fatura: Genellikle müşteri satın almaya karar verdikten sonra ön ödeme, akreditif, dış ticaret işlemleri ya da müşterinin iç bütçe onayı için düzenlenir. Faturaya benzer ama vergi açısından fatura yerine geçmez.
• Sipariş onayı: Müşterinin siparişini aldığınızı ve hangi ürün, miktar, fiyat ve teslim koşuluyla kabul ettiğinizi yazılı olarak teyit eder.
• Fatura: Satış gerçekleştiğinde düzenlenen, vergi açısından geçerli belgedir. E-fatura mı, e-arşiv fatura mı kesileceği firmanızın ve alıcının durumuna bağlıdır; bunu mali müşavirinizle netleştirin.

Tipik akış şöyledir: teklif, gerekirse revizyon, kabul, sipariş onayı ya da proforma, teslim ve fatura. Her belgede teklif numarasına atıf yapmak, zinciri sonradan izlemeyi kolaylaştırır.

Teklif hazırlarken en sık yapılan hatalar nelerdir?

En sık hatalar, teklifin bir belge gibi değil bir mesaj gibi hazırlanmasından çıkar.

• Geçerlilik tarihi yok: Müşteri aylar sonra eski fiyattan sipariş vermeye kalkar.
• Para birimi belirsiz: Rakamın TL mi, dolar mı olduğu yoruma bırakılır.
• KDV belirsizliği: “Fiyata KDV dahil mi?” sorusu, satış kapanırken pazarlık konusuna döner.
• Birim eksik: “10” sayısının adet mi, kutu mu, metre mi olduğu belli değildir.
• Belge yerine ekran görüntüsü: Excel’den alınmış bir görüntüde ya da mesaja yazılmış fiyatta numara, tarih, firma bilgisi ve koşullar yoktur; satın alma birimi bunu kayda alamaz, aylar sonra da kimse bulamaz. WhatsApp’tan gelen talebe de numaralı bir PDF ile cevap verebilirsiniz; pratik yollarını WhatsApp fiyat talebine hızlı teklif rehberinde anlattık.
• Tutarsız yuvarlama: Birim fiyat ile miktarın çarpımı satır tutarını vermez, müşteri kuruş farkını sorar ve teklif ile fatura birbirini tutmaz.
• Revizyon numarası olmayan ikinci dosya: “son_teklif_guncel2.pdf” gibi adlarla dolaşan sürümler, hangisinin geçerli olduğunu belirsizleştirir.

Teklifin kimin kontrolünden geçtikten sonra gönderileceğini netleştirmek bu hataların çoğunu kapıda yakalar; bunun için satış ekibinde teklif onay akışı rehberine bakabilirsiniz.

OmniNest bu süreçte ne yapar?

OmniNest, WhatsApp’tan ya da e-postayla gelen fiyat talebine aynı kanaldan, logonuz ve renginizle hazırlanmış bir PDF teklifle cevap verir; satırlar kataloğunuzla eşleştirilir, liste fiyatınız ve iskonto kurallarınızla fiyatlanır, KDV eklenir ve gerektiğinde TCMB kuruyla çevrilir. Hangi tekliflerin önce yönetici onayına düşeceğine siz karar verirsiniz. Her teklifin durumu izlenir ve revizyonlar numaralanır; ayrıntılar teklif takibi sayfasında. Kendi ürünleriniz ve fiyatlarınızla denemek için demo talep edin.