Satış ekibinde teklif onay akışı nasıl kurulur?

Bir distribütörde teklif onayı çoğu zaman bir sorunun ardından doğar. Bir temsilci büyük bir bayiye fazla iskonto verir, ay sonunda marjın eridiği görülür ve “bundan sonra her teklifi ben göreceğim” kararı çıkar. Birkaç hafta sonra satış müdürünün telefonunda onlarca teklif onay bekler ve müşteriler fiyatı başka yerden almaya başlar. İyi kurulmuş bir onay akışı bu iki ucun arasında durur: sıradan teklifler beklemeden gider, normalden sapanlar doğru kişinin önüne kısa bir özetle düşer.

Teklif onayı neden gerekir?

Teklif onayı; kâr marjını, satış temsilcileri arasındaki fiyat tutarlılığını ve tahsilat riskini korumak için vardır. Amaç temsilciyi denetlemek değil, tek bir kişinin tek başına vermemesi gereken kararları önceden tanımlamaktır.

Pratikte dört durum onayı haklı çıkarır:

• Marj koruması. Döviz bazlı fiyat listesiyle çalışan bir firmada liste fiyatı kur riskini zaten taşır. Üstüne müşteriye özel iskonto, kampanya ve uzun vade eklendiğinde bazı kalemler zararına satılabilir. Bunu teklif çıkmadan birinin görmesi gerekir.
• Temsilciler arasında tutarlılık. Aynı bayi bir ürünü iki temsilciden iki farklı fiyatla aldığında kaybedilen güven, fiyat farkından büyüktür. Bayiler ve alt bayiler fiyatı kendi aralarında konuşur.
• Yeni müşteri. Cari hesabı açılmamış, ödeme geçmişi bilinmeyen bir firmaya verilen büyük teklif, fiyattan çok bir tahsilat sorusudur.
• Alışılmadık ödeme koşulları. Standart vadenin üstünde vade, ileri tarihli çek ya da açık hesap talebi finansal bir karardır ve temsilcinin tek başına vereceği bir karar olmamalıdır.

Çok fazla onay satışı neden yavaşlatır?

Her teklif onaydan geçtiğinde onaycı darboğaz olur ve teklif süresi, onaycının en yoğun anına bağlanır. Birçok alıcı aynı listeyi birkaç tedarikçiye birden gönderdiği için bekleyen her saat, müşterinin başka bir teklifle karar verme ihtimalini artırır.

İkinci sorun daha az görünür: her şeyi onaylayan yönetici bir süre sonra okumadan onaylamaya başlar. Onay bir alışkanlığa dönüşür, gerçekten dikkat isteyen teklif sıradan olanların arasında kaybolur. Temsilciler de “nasılsa müdür bakıyor” diyerek fiyatı kendileri kontrol etmeyi bırakır.

Sağlıklı hedef, onayın istisna olarak kalmasıdır. Tekliflerin büyük kısmı temsilcinin yetkisinde ve yazılı kurallar içinde gider; yalnızca normalden sapanlar bekler. Teklif hızının satışa etkisini B2B’de teklif süresi ve satış rehberinde ayrıca ele aldık.

Onay eşikleri nasıl belirlenir?

Onay eşikleri, bir teklifin firmanın normalinden nerede saptığına bakılarak belirlenir: tutar, iskonto, müşteri, ödeme koşulu ve ürün. Her eşik tek bir soruya cevap vermelidir: bu teklifte normalden farklı olan ne? Aşağıdaki rakamların hepsi örnektir; kendi marjınıza, sipariş büyüklüklerinize ve ekibinize göre belirlemeniz gerekir.

Teklif toplamı

En basit eşik budur. Örneğin 250.000 TL’nin altındaki teklifler temsilcinin yetkisinde, üstündekiler satış müdürünün onayında olabilir. Ama tutar tek başına kaba bir ölçüdür: standart iskontolu 1.000.000 TL’lik bir teklif, %25 iskontolu 80.000 TL’lik bir tekliften daha az risk taşıyabilir. Bu yüzden tutar eşiği diğer eşiklerle birlikte çalışmalıdır.

Müşterinin olağan iskontosunun üstü

İskonto eşiğini sabit bir orana değil, müşterinin olağan seviyesine göre tanımlayın. Bir bayi grubuna zaten %15 iskonto veriyorsanız %15’lik teklif onay gerektirmez, %20’lik teklif gerektirebilir. Örnek kural: müşterinin tanımlı iskontosunu en fazla 3 puan aşan teklifler satış müdürünün, daha fazlası firma sahibinin onayıyla gider (%15 yerine %18 vermek 3 puanlık bir sapmadır). Bunun işlemesi için müşteri gruplarınızın ve marka bazlı iskontolarınızın yazılı olması gerekir; fiyat listesi ve iskonto düzeni rehberi bu temeli anlatıyor.

Yeni ya da doğrulanmamış müşteri

İlk kez teklif istenen, cari hesabı açılmamış ya da vergi bilgileri doğrulanmamış bir firmada sorulacak soru fiyattan çok ödeme şeklidir. Örnek kural: yeni müşteriye peşin ödemeli teklifler serbestçe gider, vadeli teklifler finansın onayını bekler.

Alışılmadık vade veya ödeme şekli

Standart vadeniz 30 gün ise 60 ya da 90 günlük vade, ileri tarihli çek veya açık hesap talebi onaya gitmelidir. Vade, örtülü bir iskontodur: 90 gün sonra tahsil edilecek tutar, bugün tahsil edilen aynı tutarla eşit değildir. Örnek kural: standart vadenin üstündeki her talep, iskonto oranı ne olursa olsun finansın onayına gider.

Özel ürünler

Bazı ürünler fiyattan bağımsız olarak dikkat ister: sipariş üzerine getirilen, iade edilemeyen, kontenjanlı ya da proje fiyatıyla alınmış ürünler. Bunları ayrı bir ürün grubu olarak işaretleyip bu gruptaki tekliflerin ilgili sorumludan geçmesini isteyebilirsiniz.

Kim neyi onaylamalı?

Onay yetkisi sapmanın türüne göre dağıtılmalıdır: fiyat ve iskonto satış müdürüne, vade ve ödeme riski finansa, en büyük ve en istisnai teklifler firma sahibine. Böylece her onaycı yalnızca kendi alanındaki soruya cevap verir ve aynı teklif gereksiz yere üç kişiden geçmez.

Aşağıdaki tablo, kurgusal bir bilişim donanımı distribütörü olan Yongaray Bilişim için hazırlanmış örnek bir onay matrisidir. Rakamlar sektör önerisi değil, yalnızca örnektir.

Bir teklif birden fazla satıra takılabilir. Örneğin 1.200.000 TL tutarında, 60 gün vadeli bir teklif hem satış müdürü ile firma sahibinin hem de finansın onayını gerektirir. Bu durumda onayları sırayla değil aynı anda istemek, bekleme süresini kısaltır.

Çok büyük tekliflerde dört göz ilkesi

Dört göz ilkesi, belirli bir tutarın üstündeki tekliflerin birbirinden bağımsız iki kişi tarafından onaylanmasıdır; genellikle satış müdürü ile firma sahibi ya da satış müdürü ile finans. Amaç kimseden şüphelenmek değil, tek kişinin gözden kaçırabileceği hatayı yakalamaktır: yanlış kur, eksik kalem, yanlış birim ya da müşterinin cari riskini aşan bir tutar. Büyük tekliflerde bu hataların maliyeti, ikinci onayın aldığı birkaç dakikadan çok daha yüksektir.

Onay nasıl hızlı verilir?

Onayın hızlı olması için üç şey gerekir: onaycı teklifi telefonundan görüp onaylayabilmeli, karşısına yalnızca normalden farklı olan bilgi gelmeli ve ekibin üzerinde anlaştığı bir hedef süre olmalı. Onay gecikmeleri çoğu zaman karar zorluğundan değil, onaycının bilgisayar başına dönmesini beklemekten doğar.

Onaycıya 40 kalemlik teklifin tamamını göndermek yerine kısa bir özet gönderin. İyi bir onay özetinde şunlar bulunur:

• Müşteri, müşteri grubu ve durumu (yeni mi, mevcut mu, cari bakiyesi)
• Teklif toplamı, KDV hariç ve dâhil
• Normalden farklı olan: olağan iskonto ile istenen iskonto, standart vade ile istenen vade
• Temsilcinin gerekçesi: rakip fiyatı, beklenen hacim, proje kapsamı
• Teklifin tamamına ulaşmak için ek ya da bağlantı

Örnek bir özet (müşteri kurgusaldır): “Akçaova Elektrik, bayi grubu, mevcut müşteri. Toplam 412.500,00 TL + KDV. Olağan iskonto %15, istenen %18. Vade standart, 30 gün. Gerekçe: rakip teklifi var, altı aylık proje alımı.” Onaycı bunu okuyup teklifin tamamını açmadan karar verebilir.

Hedef süreyi yazılı hâle getirin. Örnek bir hedef: mesai içinde 30 dakika, mesai dışında gelen talepler için ertesi iş gününün ilk saati. Bu hedefin tutulup tutulmadığına ayda bir bakmak, tekliflerin gerçekte nerede beklediğini gösterir.

Reddetmek de onaylamak kadar hızlı olmalı ve reddin yanında bir alternatif bulunmalıdır: “%18 olmaz, %16 verebiliriz; sipariş 200 adedi geçerse %18 olur.” Böylece temsilci müşteriye “hayır” değil, yeni bir teklif götürür.

Onaycı yokken ne olur?

Onaycı izinde, fuarda ya da toplantıdayken onay yetkisi önceden belirlenmiş bir vekile geçmelidir. Vekâlet yazılı değilse teklifler kuyrukta bekler ya da yetkisi olmayan biri “ben onaylarım” der; ikisi de istenmeyen sonuçtur.

Vekâleti tanımlarken üç şeyi netleştirin: vekil kim, hangi sınıra kadar onay verebilir ve hangi tarihler arasında. Örnek: satış müdürü izindeyken kıdemli satış temsilcisi 500.000 TL’ye kadar olan teklifleri onaylar, üstü firma sahibine gider. Vekilin verdiği onay kendi adıyla kaydedilir; “müdür adına” verilmiş isimsiz onaylar sonradan hiçbir şey açıklamaz.

Bir de yükseltme kuralı koyun: hedef süre içinde cevap gelmezse teklif bir üst kişiye gider. Cevap gelmeyen teklifin kendiliğinden onaylanmış sayılması ise onay akışının amacına ters düşer.

Onay beklerken müşteriye ne söylenir?

Müşteriye talebin alındığı, teklifin hazırlandığı ve yaklaşık ne zaman ulaşacağı söylenmelidir. Onay beklemek müşteriye sessiz kalmak anlamına gelmemeli; WhatsApp’tan fiyat isteyen bir alıcı için iki saatlik sessizlik çoğu zaman talebinin unutulduğu izlenimini verir.

Kısa ve somut bir mesaj yeter: “Talebinizi aldık, 18 kalemin fiyatlandırması yapılıyor. Teklifinizi bugün saat 15.00’e kadar iletiyoruz.” İç süreci anlatmaya gerek yok; “müdürüm henüz onaylamadı” gibi cümleler müşteriye pazarlık alanı olduğunu düşündürür. Verdiğiniz saati tutamayacaksanız süre dolmadan yeniden yazın.

Talebin ilk dakikalarında müşteriyle nasıl iletişim kurulacağını WhatsApp’tan gelen fiyat talebine hızlı teklif rehberinde ayrıntılı anlattık.

Onaylar nasıl kayıt altına alınmalı?

Her onay için kimin, ne zaman, hangi iskonto ya da koşulu, hangi gerekçeyle onayladığı teklifle birlikte saklanmalıdır. Bu kayıt, aylar sonra sorulan “bu müşteriye neden %20 verdik?” sorusunun tek güvenilir cevabıdır.

Bu sorunun sorulduğu anlar sanıldığından daha sık gelir: aynı bayi altı ay sonra “geçen sefer %20 vermiştiniz” der, bir temsilci ayrılır ve müşterileri devralınır, yıl sonunda marjı düşen bir ürün grubunun nedeni aranır. WhatsApp yazışmasında kalmış bir “tamam, ver” mesajı bu sorulardan hiçbirine cevap vermez.

Asgari bir onay kaydı şunları içerir:

• Teklif numarası ve revizyon numarası
• Onaylanan sapma: iskonto oranı, vade, ödeme şekli ya da tutar
• Onaylayan kişi ve vekilse kimin yerine onayladığı
• Tarih ve saat
• Gerekçe: tek cümle yeter, ama boş kalmamalı

Onaydan sonra teklifte fiyat, iskonto ya da vade değişirse bu yeni bir revizyondur ve yeniden onaya gider. Onaylanmış bir teklifin üzerinde sessizce yapılan değişiklik, kaydı anlamsız hâle getirir. Revizyonların ve teklif durumlarının nasıl izleneceğini teklif takibi rehberinde bulabilirsiniz.

Onay eşikleri ne sıklıkla gözden geçirilmeli?

Eşikleri birkaç ayda bir, örneğin üç ayda bir, son dönemin onay kayıtlarına bakarak gözden geçirin. Bir kez yazılıp unutulan eşikler ya gereksiz onay üretir ya da riskli teklifleri kaçırır.

Gözden geçirmede bakılacak işaretler:

• Bir eşiğe takılan tekliflerin neredeyse hepsi değişmeden onaylanıyorsa o eşik fazla sıkı olabilir; yükseltin ya da kaldırın.
• Belirli bir eşikte sık red çıkıyorsa temsilciler sınırı yanlış anlıyor ya da iskonto politikanız piyasayla uyuşmuyor olabilir.
• Onaylar hedef sürenin üstünde bekliyorsa onaycı sayısı ya da vekâlet düzeni yetersizdir.
• TL ile yazılmış tutar eşikleri kur ve enflasyonla anlamını kaybeder; bir yıl önce büyük sayılan teklif bugün sıradan olabilir. Döviz bazlı çalışıyorsanız tutar eşiğini aynı dövizle tanımlamayı düşünebilirsiniz.

Her gözden geçirmenin sonunda hangi eşiğin neden değiştiğini kısa bir notla yazın. Bir sonraki toplantıda aynı tartışmayı baştan yapmamak için bu not yeterlidir.

OmniNest bu süreçte ne yapar?

OmniNest’te hangi tekliflerin müşteriye doğrudan gideceğine, hangilerinin yönetici onayı bekleyeceğine firma karar verir; örneğin teklif toplamına ya da iskonto seviyesine göre. Onaycı teklifi panelden ya da WhatsApp veya e-posta bildiriminden onaylayabilir; onaylanan teklif müşteriye talebin geldiği kanaldan, firmanın logosu ve rengiyle PDF olarak gider. Müşteri bir kişiyle görüşmek isterse konuşma satış temsilcisine devredilir. Ayrıntılar onay ve ekip çalışması sayfasında; kendi akışınızda görmek için demo talep edebilirsiniz.